Selbstverständlich wünschst du dir, dass Anordnungen und Vereinbarungen eingehalten werden.
Verlässlichkeit und Verbindlichkeit sind Stützen der grundlegenden Vertrauensbasis in der Zusammenarbeit.
Kommt es jedoch vor, dass
- Mitarbeitende oder Kooperationspartner sich nicht an Grundregeln und Vereinbarungen halten
- oder Aufgaben nicht oder nicht fristgerecht erledigen
führt das zu künstlich erzeugten Stresssituationen, Ärger und Frust. Auf Dauer zerstört das das Betriebsklima und das gegenseitige Vertrauen!
Diese 7 Tipps helfen dir als Führungskraft, dafür zu sorgen, dass es (wieder) und bei allen gleichermaßen klappt!
Tipp 1: Sprich die Person bewusst an!
Unabhängig, wo das Gespräch stattfindet, du führst es ganz bewusst.
Sprich die betreffende Person betont mit Namen an!
Damit gibst du dem Gespräch Bedeutung. Die betreffende Person soll bemerken, dass sie gemeint ist. Jemand, der persönlich angesprochen wird, geht mit der Aufmerksamkeit automatisch ein paar Stufen höher.
Achte darauf, dass „die Leitung frei ist“!
Ist der/die andere gerade intensiv mit einer Arbeit beschäftigt, steht gerade unter Zeitdruck oder ist auf dem Weg zu einem Kunden, macht es wenig Sinn, ihn/sie anzusprechen.
Du kannst dir das wie beim Telefonieren vorstellen: Wenn die Leitung besetzt ist, redest du auch nicht los!
Du legst Wert darauf, dass er/sie mit der vollen Aufmerksamkeit bei dir ist! Denn das, was du zu sagen hast, soll gehört, verstanden und ernst genommen werden. Es soll in (positiver) Erinnerung bleiben und umgesetzt werden.
Darum sprichst du nur, wenn du die volle Aufmerksamkeit hast!
Tipp 2: Sprich bewusst, klar und deutlich
Komm sofort zur Sache! Auf jeden Fall soll das, was du mitteilst, die 3 B enthalten!
1. B: Beobachtung, Bezug – die Fakten:
Um welche Aufgabe / Arbeit / Regel geht es?
Du beginnst mit dem, was zu sehen, zu beobachten ist. Sei dabei ganz sachlich! Sei so sachlich, dass der /die andere nicht sagen könnte: „Das stimmt so nicht!“
2. B: Bedürfnis, Bedeutung (Anliegen /Interesse)
– das worum es dir geht!
Du willst gleich richtig verstanden werden, also gibst du den Fakten die Bedeutung. Du nennst dein Bedürfnis (du kannst dazu auch dein Anliegen oder dein Interesse sagen). Der/die andere soll den Sinn begreifen! Das, worum es wirklich geht!
So erhöhst du die Chancen, dass nichts Anderes in das von dir Gesagte hineininterpretiert wird (was andernfalls leicht passieren kann).
3. B: Bitte nach Handlung / Aufforderung:
Was soll wie und bis wann in welcher Form eingehalten oder gemacht sein?
„Ich erwarte mir Zuverlässigkeit.“, ist das, worum es dir geht! Es sagt nicht aus, wie du dir diese Zuverlässigkeit vorstellst.
Das sagt einem doch der Hausverstand, könntest du nun einwenden. Und ja, das könnte zutreffend sein. Überall dort, wo es funktioniert, brauchst du es auch nicht zu sagen.
Doch wenn es nicht funktioniert oder wenn du die Chancen erhöhen möchtest, dass zuverlässig gearbeitet wird, macht es Sinn genau zu sein und dem/der anderen konkret zu sagen, wie du dir was bis wann genau vorstellst.
So, dass sich der/die andere die Handlung im Geiste vorstellen kann! Und es keine Missverständnisse gibt. Ist der Zeitpunkt wichtig, nenne ihn!
Mach deutlich, ob du eine Frage oder Bitte stellst, oder ob du eine Aufforderung oder Anordnung gibst.
Frage: „Bis wann hast du das Protokoll fertig?“
Wenn du die Antwort erhältst, kannst du für dich prüfen, ob das für dich passend ist oder ob du das anders wünscht.
Aufforderung: „Ich wünsche, dass das Protokoll morgen um 8 Uhr auf meinem Tisch liegt.“
Tipp 3: Überprüfe, was angekommen ist.
Achte auf Mimik und Worte deines Gesprächspartners.
Kommt ein klares: „Ja. Das mache ich! Morgen um 8 Uhr hast du es.“
Oder ist da ein Zögern? Eine Unsicherheit? Etwas Wegwischendes, Ausweichendes?
Frage bei Bedarf nach – hier hast du 2 konkrete Fragemöglichkeiten:
Fragemöglichkeit 1:
„Kannst du mir zusagen, dass so zu machen?“ oder „Kannst du mir das so zusagen?“
Falls das nicht möglich ist, willst du das nämlich gleich wissen, wo das Problem liegt und nicht erst dann, wenn du das Ergebnis vorliegen haben möchtest. So könnt Ihr gleich besprechen, was wie bis wann realistisch machbar ist.
Fragemöglichkeit 2:
„Ich möchte mir sicher sein, dass ich mich klar ausgedrückt habe, bitte sag mir, was du von mir verstanden hast.“
Merkst du an der Antwort, dass alles richtig angekommen ist, bedanke dich dafür!
Ist in der Antwort anderes, als von dir Gewünschtes enthalten, bedanke dich trotzdem! Du hast ja darum gebeten, dass dir der/die andere sagt, was er/sie verstanden hat.
Dieser Bitte ist er/sie nachgekommen.
Nur so kannst du erkennen, wo es noch mehr Klarheit von dir braucht! „Danke, dass du mir das gesagt hast. Jetzt weiß ich, dass ich es anders formulieren muss: …“
Halte abschließend fest, was vereinbart oder angeordnet ist!
Tipp 4: Sei selber zuverlässig und hake bei Bedarf nach.
Ist die Sache danach noch nicht gemacht oder eingehalten, geht es nun darum, dass du dir selbst gegenüber verlässlich bist! Du handelst umgehend und hakst nach!
Du fragst persönlich, telefonisch oder per E-Mail nach:
„Name
Es war vereinbart / angeordnet, dass …. Bis jetzt habe ich nichts bekommen.
Bitte bringen / schicken Sie mir das!“
Bekommst du als Antwort: „Es ist am Laufen.“ oder ein „Ich bin gerade dabei.“, gibst du dich damit nicht zufrieden.
Weil es dir um Klarheit (auf dem Weg zu Verlässlichkeit geht), fragst du:
- Was ist der Stand der Dinge?
- Welche sind Ihre/deine nächsten Schritte? Bis wann ist welcher Schritt fertig?
- Gibt es ein Problem? Dann möchtest du davon wissen! Und auch, wie dein Mitarbeiter es bis wann zu lösen gedenkt.
Tipp 5: Vereinbarungen schriftlich treffen
Der Großteil hat sich durch die ersten 3 Tipps erledigt und du genießt es, dich auf deine Mitarbeitenden verlassen zu können. Sie machen ihre Arbeit zeitgerecht, halten die Regeln ein.
Vielleicht war es aufwändiger oder hat sich schwieriger gestaltet, doch durch dein beharrliches Dranbleiben mit Tipp 4 hat sich auch diese Sache gelöst und deine Mitarbeitenden wissen, dass es dir mit Verlässlichkeit und Verbindlichkeit ernst ist und dass du darauf Wert legst.
Trotzdem kann es gelegentlich passieren, dass noch ein weiterer Tipp von Nöten ist – die Schriftlichkeit!
Protokolliere das Gespräch und alle jene Punkte, die Ihr konkret vereinbart oder die du angeordnet hast und sage es dazu: „Ich notiere … und ich überprüfe, dass das (zeitgerecht) eingehalten wird.“
Tipp 6: Folgen aufzeigen, für den Fall, dass Vereinbarungen nicht beachtet werden
Je nach Situation und Person kannst du in einem Kritikgespräch erkunden, welche Probleme, Hindernisse und Bedürfnisse dem anderen im Weg stehen, dass er die Sache nicht macht.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass deinem Mitarbeitenden die Konsequenzen seines Handelns spätestens jetzt bewusst gemacht werden!
Dass du klar aufzeigst, welche Folgen das hat, wenn deinen Anordnungen nicht Folge geleistet wird oder Vereinbarungen nicht eingehalten werden.